Artykuły

Lista zadań – 7 błędów, które czynią ją nieprzydatną

Czy Twoja lista zadań działa?

Dla wielu osób lista zadań nie działa i szybko rezygnują oni z jej używania, co okazuje się być błędem. Aby lista zadań była skuteczna, musimy przede wszystkim umieścić zadania na niej w odpowiedni sposób i oznaczyć je we właściwy sposób, tylko wtedy lista zadań spełni pokładaną w niej nadzieję. A błędy na tym etapie są niezależne od używanego przez nas narzędzia. Bez względu na to, czy używamy notesu, telefonu, czy komputera. W tym miejscu warto zapoznać się z najczęstszymi błędami, które popełnia się, przygotowując listę zadań i warto wiedzieć, jak je wyeliminować.

1. Niepełna lista zadań do realizacji

Lista zadań, oprócz zbierania naszych zobowiązań, powinna nam w każdej sytuacji pomóc w identyfikacji tych, którymi powinniśmy się teraz zająć. Aby mogła spełniać tę funkcję, musi zawierać absolutnie wszystko, co mamy do zrobienia. Tylko wtedy uzyskamy pełny obraz sytuacji, abyśmy mogli skupić się na tym, co jest dla nas najważniejsze. Jeżeli czegoś w tym miejscu zabraknie, będziemy żałować.

2. Niedobrze przypisany priorytet spraw

Dobrze przygotowana przez nas lista zadań powinna podkreślać naprawdę ważne kwestie. To ich wydajność przyniesie nam największe korzyści, a niepowodzenie w realizacji spowoduje najwięcej problemów i konsekwencji w przyszłości. Musimy je zatem w każdym przypadku zrealizować. Osoby korzystające z papierowej listy mogą użyć np. metody ABC lub różnych kolorów do określenia określonych priorytetów dla konkretnych zadań.

3. Same obowiązki i pilne sprawy do załatwienia

Lista zadań to nie tylko zbiór rzeczy, które komuś obiecaliśmy i które musimy zrobić. Poza pilnymi sprawami powinna ona obejmować również sprawy ważne dla nas osobiście. Chodzi o te zadania, które będą miały długofalowy pozytywny wpływ na karierę, zdrowie czy życie osobiste. Jeśli więc nie dodamy tych zagadnień do listy zadań lub jeszcze lepiej bezpośrednio do kalendarza, będzie nam bardzo trudno znaleźć na nie czas. Zawsze bowiem jest jeszcze coś innego do zrobienia.

4. Brak konkretnych zadań do realizacji

Aby zrealizować konkretne zadanie, musimy przygotować określone koncepcję i podzielić zadania na określone czynności. Tylko takie elementy są rzeczywistymi zadaniami, które można wykonać. Tylko takie elementy są rzeczywistymi zadaniami, które mogą być zrealizowane i które mogą być zawarte na liście zadań. Grupowanie zadań w projekty z pewnością porządkuje naszą listę.  Jednak tylko wymienienie wszystkich czynności sprawia, że jest jasne, od czego zacząć i co robić dalej. Duże zadania, które w rzeczywistości są takimi małymi projektami, są często odkładane na później, a mogą to być sprawy stosunkowo ważne.

5. Niesprecyzowane konkretnie zadania

Umieszczając jakieś zadanie na liście, zawsze powinniśmy uwzględnić, co zamierzamy konkretnie zrobić, a nie wpisywać jakieś bliżej nieokreślone sugestie, z których zgadnięciem będziemy mieli w danym czasie duży problem. W przypadku pojedynczego zadania możemy łatwo odgadnąć, o co w tym wszystkim chodzi. Niemniej jednak zgadywanie wszystkich zadań nie ma sensu i jest zwykłą stratą czasu, dlatego trzeba wszystko precyzować.

6. Nieaktualność zadań na liście

Nie chodzi tylko o to, aby dodawać nowe zadania do listy i usuwać te już zakończone. Równie ważne jest regularne i systematyczne przeglądanie całej listy, a także usuwanie spraw, które nie są już dla nas ważne lub takich, którymi nie musimy się już zajmować. Bez tego kroku nasza lista zadań zostanie rozszerzona na czas nieokreślony, a i tak zawiera ona zwykle o wiele więcej zadań niż jesteśmy w stanie w danym czasie wykonać.

7. Brak połączenia z kalendarzem

Istnieje cała gama zagadnień, które mogą być rozwiązane tylko w danym momencie, a nie wcześniej czy później. Nasza lista zadań nie powinna być zatem oderwana od tych realiów, ponieważ po prostu nie będziemy mogli swoich zadań zrealizować. W tym przypadku mamy dwie możliwości, aby rozwiązać ten problem. Możemy albo usunąć zadania z ustalonym terminem z listy i umieścić je w kalendarzu lub skorzystać z możliwości oferowanych przez niektóre aplikacje.

3 komentarze
  1. Marta Zamęcka

    Super materiał. Polecam

    Odpowiedz
  2. Jolanta Kin

    Największy błąd to nie przygotowanie listy zadań.

    Odpowiedz
  3. Krystyna Rzewnicka

    W naszym systemie mamy listę zadań i wiemy, co mamy robić krok po kroku. Bardzo ułatwia to pracę.

    Odpowiedz

Wyślij komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Poznaj nasze sprawdzone metody

Tu jesteśmy

Send this to a friend